Hoe Bescherm Je Gevoelige Gegevens Tijdens Remote Working?

Inleiding:

Het werken op afstand is tegenwoordig een vast onderdeel geworden van de moderne werkcultuur. Terwijl hybride en volledig remote werkmodellen flexibiliteit en gemak bieden, brengt dit ook nieuwe uitdagingen met zich mee op het gebied van gegevensbescherming. Bedrijven worden geconfronteerd met het risico dat gevoelige bedrijfs- en klantgegevens toegankelijk zijn buiten de beveiligde omgeving van het kantoor.

In deze blog geven we praktische tips om ervoor te zorgen dat jouw organisatie gevoelige gegevens veilig houdt, zelfs wanneer medewerkers op afstand werken.

1. Gebruik Versleuteling voor Gegevensoverdracht en Opslag

Een van de belangrijkste manieren om gegevens te beschermen tijdens remote werken is door versleuteling te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat alle data die wordt verstuurd of opgeslagen, onleesbaar is voor onbevoegden, tenzij ze de juiste decryptiesleutels hebben.

• Versleutel alle communicatiekanalen: Gebruik veilige protocollen zoals SSL/TLS voor e-mail en bestanden die gedeeld worden via het internet.
• Encryptie voor apparaten: Zorg ervoor dat gevoelige gegevens op laptops, smartphones en tablets versleuteld zijn. Dit voorkomt dat gevoelige gegevens toegankelijk zijn als een apparaat verloren of gestolen wordt.

2. Maak Gebruik van een VPN

Een Virtual Private Network (VPN) biedt een beveiligde en versleutelde verbinding voor medewerkers die op afstand toegang willen krijgen tot bedrijfsnetwerken. Een VPN voorkomt dat gevoelige gegevens wordt onderschept tijdens de gegevensoverdracht.

• Gebruik een bedrijfs-VPN: Zorg dat medewerkers altijd verbinding maken via een VPN wanneer ze werken met bedrijfsdata of toegang krijgen tot interne systemen.
• Regelmatige updates en onderhoud: VPN’s moeten up-to-date worden gehouden om beveiligingslekken te voorkomen.

3. Beheer Toegangsrechten Strikt

Niet elke medewerker heeft dezelfde toegang nodig tot gevoelige gegevens. Door toegangsrechten zorgvuldig te beheren kun je ervoor zorgen dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot bepaalde informatie.

• Principe van minste privilege (PoLP): Geef medewerkers alleen toegang tot de systemen en gegevens die ze absoluut nodig hebben voor hun werk.
• Multi-factor authenticatie (MFA): Voer MFA in voor toegang tot gevoelige gegevens en systemen. Dit voegt een extra beveiligingslaag toe naast het wachtwoord, zoals een code die naar de telefoon van de medewerker wordt gestuurd.

4. Train Medewerkers in Cybersecurity Bewustzijn

Veel datalekken ontstaan door menselijke fouten. Daarom is het essentieel om werknemers te trainen in cybersecuritybewustzijn, zodat ze weten hoe ze veilig moeten omgaan met bedrijfsinformatie en gevoelige data.

• Phishing-training: Leer werknemers hoe ze verdachte e-mails kunnen herkennen en voorkomen dat ze op schadelijke links klikken.
• Sterke wachtwoorden: Moedig het gebruik van sterke, unieke wachtwoorden aan en overweeg een wachtwoordbeheerder om werknemers te helpen veilige wachtwoorden te beheren.
• Verantwoord apparaatgebruik: Medewerkers moeten weten hoe ze hun persoonlijke en zakelijke apparaten veilig kunnen houden, inclusief het gebruik van beveiligingssoftware en het updaten van hun systemen.

* Wist je dat DPO Associates ook bewustzijnstrainingen aanbiedt om je medewerkers te trainen in het veilig omgaan met gegevens? Deze trainingen zijn beschikbaar via handige abonnementen die niet alleen bewustzijn verhogen, maar ook zorgen voor volledige GDPR-compliance binnen je organisatie. Zo kun je proactief datalekken voorkomen en ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van de laatste regelgeving en best practices.

5. Beveiliging van Persoonlijke Apparaten (BYOD)

Met het concept van Bring Your Own Device (BYOD), waarbij medewerkers hun persoonlijke apparaten gebruiken voor werkdoeleinden, wordt het risico op datalekken groter. Bedrijven moeten beleid opstellen voor het veilige gebruik van persoonlijke apparaten.

• Mobile Device Management (MDM): Overweeg het implementeren van MDM-software om bedrijfsdata op persoonlijke apparaten te beheren en te beveiligen.
• Verplichte beveiligingsmaatregelen: Zorg dat alle apparaten die worden gebruikt voor toegang tot bedrijfsgegevens voldoen aan basisbeveiligingsnormen, zoals het instellen van een wachtwoord of biometrische beveiliging.

6. Beveiligd Delen van Bestanden en Samenwerken

Gebruik altijd beveiligde platforms voor het delen van bestanden en samenwerking. Vermijd onveilige methoden zoals het verzenden van gevoelige documenten via persoonlijke e-mail of onversleutelde platforms.

• Gebruik beveiligde cloud-opslagdiensten: Diensten zoals Google Workspace en Microsoft 365 bieden ingebouwde beveiligingsfuncties en versleuteling.
• Toegangsbeheer binnen platforms: Beperk de toegang tot gedeelde documenten en mappen alleen tot de medewerkers die deze echt nodig hebben.

7. Regelmatige Beveiligingsupdates en Patches

Een van de eenvoudigste maar vaak genegeerde aspecten van beveiliging is het up-to-date houden van software en systemen. Regelmatige beveiligingspatches dichten kwetsbaarheden die anders misbruikt kunnen worden door hackers.

• Automatische updates: Schakel automatische updates in voor zowel apparaten als software om ervoor te zorgen dat medewerkers altijd de nieuwste beveiligingspatches hebben.
• Beveiligingsaudits: Voer regelmatig audits uit op de systemen die werknemers gebruiken om te controleren of alles up-to-date is en of er nieuwe beveiligingsrisico’s zijn.

8. Incident Management voor Remote Teams

Het is belangrijk dat je organisatie een incident response plan heeft voor situaties waarin er een inbreuk op de beveiliging plaatsvindt. Zorg ervoor dat je medewerkers weten wat ze moeten doen als ze vermoeden dat er iets misgaat.

• Snelle melding: Medewerkers moeten onmiddellijk verdachte activiteiten melden, zoals phishing-e-mails of verloren apparaten.
• Gegevensback-up: Zorg ervoor dat je altijd actuele back-ups hebt van cruciale bedrijfsdata, zodat je snel kunt herstellen na een incident.

Conclusie

Remote werken brengt flexibiliteit en gemak, maar het vergroot ergens ook wel de risico’s op datalekken en beveiligingsinbreuken. Door gebruik te maken van versleuteling, VPN’s, toegangsbeheer en door medewerkers te trainen in cybersecuritybewustzijn, kan je bedrijf gevoelige data veilig houden, waar medewerkers ook werken. Het implementeren van een robuuste beveiligingsstrategie en regelmatige updates zorgt ervoor dat jouw organisatie beter beschermd is tegen de gevaren van werken op afstand.

Met de juiste maatregelen kan je bedrijf profiteren van de voordelen van remote werken zonder concessies te doen aan gegevensbescherming.