Privacy Verklaring

PRIVACYVERKLARING van DPO Associates bv  versie 2.0

Naam: DPO Associates bv  

Adres: B-3550 Heusden-Zolder, Guido Gezellelaan 113/1

Ondernemingsnummer: KBO BE0781.552.160

Aangezien wij voldoen aan de GDPR/AVG – Wetgeving die van kracht is sinds 25/05/2018, presenteren wij u deze privacyverklaring.

Mochten er desondanks nog vragen zijn na het lezen van deze verklaring, kan u steeds onze DPO, Dhr Danny Baerts contacteren via:

info@dpoassociates.eu

1. WAT:

Hierin leggen wij uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, wat uw rechten zijn, hoe je deze kan laten gelden, enz.

Gebruikte termen:

• Persoonsgegevens: hiermee bedoelt de GDPR/AVG alle info die een natuurlijk persoon, direct of indirect zou kunnen identificeren. Verder aangeduid als “gegevens.” Het gaat dus NIET over bedrijfsgegevens!!
• Verwerken: persoonsgegevens verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

2. WELKE:

Wij verwerken volgende persoonsgegevens van u:

• Naam, adres, telefoonnummer en/of gsm-nummer en e-mailadres

Deze gegevens zijn bij ons terecht gekomen door:

• Dat u ze zelf aan ons heeft bezorgd tijdens of voorafgaand bij een persoonlijk gesprek.
• Door de registratie en het inloggen op onze website: https://www.dpoassociates.eu
• Voor het inschrijven op vacatures de CV, motivatiebrief en behaalde diploma’s.
• Bij het vervullen van een opdracht zal er toegang verschaft worden tot alle systemen waarin mogelijks persoonsgegevens werden bewaard. De deontologie van de DPO valt onder het beroepsgeheim. Er worden geen kopijen van data genomen door de DPO.

Wij verzamelen geen gegevens op enige andere wijze.

3.DOEL:

Dit doen wij met als doel om met u in contact te komen of te blijven aangaande te leveren diensten, het opvolgen van geleverde diensten of om op al uw vragen te kunnen antwoorden. Dit is een precontractuele of contractuele relatie.

Mochten wij per uitzondering toch andere persoonsgegevens van u privé ontvangen, dan zal dit enkel gebruikt worden voor 1 welbepaald doel en slechts tijdelijk bewaard.:

4.BEWARING:

Wij zullen uw gegevens bijhouden zolang u gebruikt maakt van onze internet applicatie en zolang wij uw persoonsgegevens nodig hebben om u een bepaalde dienst te kunnen aanbieden.

Meer bepaald:

• Handelsboeken: 7 jaarin originele of elektronische vorm waarbij de bewaringstermijn ingaat vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar. Hier volgen wij Artikel III.86 Wetboek van Economisch Recht en artikel 9 van het K.B. van 12/09/1983 tot uitvoering van de wet van 17/07/1975 op de boekhouding van onze onderneming.
• Rechtvaardigende bescheiden: 7 jaarin originele of elektronische vorm waarbij de bewaringstermijn ingaat dat volgt op de sluiting van het boekjaar. Hier volgen wij Artikel II.86 Wetboek van Economisch Recht.
• Bescheiden die niet als bewijs tegenover derden dienen: 3 jaarin origineel of afschrift waarbij opnieuw Artikel III.86 van het Wetboek van Economisch Recht geldt.
• Personeelsgegevens worden bewaard tot 5 jaar na uitdiensttreding.
• CV’s en Motivatiebrieven 1 jaar.

5.BEVEILIGING:

Voor deze verwerking nemen wij de gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens optimaal te beschermen rekening houdend met de aard van de gegevens en de hiermee gepaard gaande risico’s. Wij bewaren geen bijzondere persoonsgegevens en hebben volgende maatregelen in voege voor de beveiliging van uw gegevens:

• De computers waarop gegevens verwerkt worden zijn standaard beveiligd met een gebruikersnaam en een complex wachtwoord.
• Alle computers zijn uitgerust met een Small Office Security oplossing dewelke natuurlijk steeds “up-to-date” gehouden wordt en automatisch meerdere scans uitvoert. Alle Windows-installaties worden automatisch van updates voorzien. De installatie wordt minstens 1 maal per maand gecontroleerd en eventueel manueel gestart.
• De data is opgeslagen op een deel van de schijf die ingericht is als “gegevenskluis.” Deze is versleuteld en enkel te bereiken na opstarten van de computers +  Windows aanmelding + openen van een wachtwoordenkluis.
• Om gegevensverlies te vermijden bij verlies van de computers, maken wij dagelijks back-ups naar een versleutelde cloud-omgeving en NAS-Backup.
• Alle wachtwoorden worden beheerd en in de cloud-omgeving opgeslagen.
• Onze medewerkers zijn volledig ingelicht ivm het veilig omgaan met uw persoonsgegevens en zijn door hun arbeidsovereenkomst tot geheimhouding gehouden.
• Er worden geen gegevens op papier bijgehouden gezien de mogelijkheid van online registratie en zijn niet toegankelijk voor onbevoegden.

Het verleden leert ons dat geen enkel risico volledig wordt vermeden en mochten wij op de hoogte zijn van ongeoorloofde toegang tot onze IT-systemen of onrechtmatige wijziging, beschadiging of mogelijk verlies van uw gegevens, zullen wij onmiddellijk alle nodige maatregelen treffen om dit risico tot een minimum te beperken en in de toekomst te vermijden. Hierdoor zal ook de mogelijke schade voor u zeer beperkt blijven.

6. MARKETINGDOELEINDEN.

KLIKGEDRAG EN BEZOEKERSGEGEVENS

Op de website van onze onderneming worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt.

PIWIK PRO 

Onze website maakt gebruik van Piwik Pro, het analytisch platform die voldoet aan de vereisten van de GDPR (AVG). Deze applicatie meet en analyseert uw ervaringen op onze website. Het doel is om marketingautomatisering aan te bieden op basis van toestemming, Rechtsgrond Art. 6(1)(a). De hosting van Piwik Pro gebeurt enkel bij Europese datacenters. 

Wij gebruiken deze informatie om een beter beeld te krijgen van de interactie van gebruikers met onze website en webshop en op basis hiervan de nodige verbeteringen vast te stellen.

De gegevens worden verzameld door cookies voor zolang u gebruik maakt van onze website en ze zullen enkel op uw apparaat worden opgeslagen totdat u de browser sluit.

FACEBOOK, INSTAGRAM EN LINKEDIN

Op onze website  zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door de sociale mediakanalen zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie (zie boven).

Leest u de privacyverklaring van deze sociale netwerken (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.

NIEUWSBRIEF

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over nieuws, onze diensten en aanverwante zaken. Uw e-mailadres wordt alleen met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.

CONTACTFORMULIER

Je wil het contactformulier op onze website invullen? Normaal gezien gebruiken we email om met je te communiceren

GEBRUIK VAN COOKIES

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden als u deze voor akkoord aanklikt.  Volgens privacy-by-design staan de analytische cookies default op af. U kunt deze cookies ook uitzetten via uw browser.
Voor meer informatie kan u onze Cookieverklaring raadplegen.

7. DOORGIFTE:

Aan volgende partijen geven wij uw gegevens door en dit voor onderstaande vermelde doelen;

• De boekhouder om te voldoen aan onze wettelijke eisen van boekhouding;
• Voor werknemers: Het sociaal secretariaat met als doel de loonberekening;
• De leverancier van deze applicatie met als doel de beveiliging en de werking van deze internet applicatie te verzekeren.

P.S. Het gaat hierbij enkel om uw algemene persoonsgegevens en deze zullen niet doorgegeven worden aan organisaties en of personen voor marketingdoeleinden.

Voor andere partijen geldt dat wij dit enkel doen na uitdrukkelijke  toestemming van u of in opdracht van u.

Met boven vermeldde partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin bepaald wordt dat ook zij zich dienen te richten naar de GDPR/AVG richtlijnen.

Ten alle tijden zullen wij waken over het feit dat uw persoonsgegevens NIET buiten de EER opgeslagen zullen worden zonder een degelijke garantie van eventueel betreffende partijen, dat ook zij volledig voldoen aan de GDPR/AVG wetgeving.

8.UW RECHTEN:

Hieronder volgt een opsomming van uw rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens, of deze van toepassing is/zijn en hoe u deze kan laten gelden:

• Inzage: U heeft recht om inzage te vragen over welke gegevens wij van uw bezitten en mochten er fouten of onvolledigheden zijn, vragen tot rechtzetting, aanvulling en zelfs verwijdering. Art. 12-13-14
• Recht op rectificatie: Art. 15 U heeft het recht om uw persoonsgegevens aan te passen.
• Opgelet!: Indien u om verwijdering vraagt kan dit enkel maar uitgevoerd mits wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor andere redenen dan aangehaald in onze doel omschrijving punt 3.

Denk hierbij vooral aan fiscale en sociale wetgeving.

• Overdraagbaarheid: Indien u van dienstverlener wil veranderen zullen wij uw persoonsgegevens in een digitaal leesbaar standaardformaat, aan de nieuwe organisatie overhandigen. Art. 19
• Bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Aangezien wij dit niet uitvoeren is dit ook niet van toepassing.
• Bezwaar tegen gegevensverwerking: Deze is enkel van toepassing indien uw gegevens gebruikt worden voor direct marketing maar aangezien wij ook dit niet uitvoeren is dit dus niet van toepassing.
• Recht op transparantie: U wordt geïnformeerd over de inhoud van deze privacyverklaring via deze link, als bijlage bij elk elektronisch contact en zichtbaar geplaatst in onze kantoren.

Op eenvoudige aanvraag kan u een afschrijft bezorgd worden.

Als u 1 of meerdere van deze rechten wil laten gelden gelieve dit dan schriftelijk aan te vragen met als bewijs van uw dubbele Opt-In verificatie per email en wij zullen binnen 30 dagen hierop reageren.

9. KLACHTEN:

Mocht u niet akkoord gaan met de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, uw rechten respecteren of deze privacyverklaring, laat het ons eerst weten zodat wij hierop gepast kunnen reageren

U kan altijd klacht indienen bij de Gegevens-beschermingsautoritiet = GBA (de oude Privacycommissie) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be  te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 of via mail aan contact@apd-gba.be of telefonisch op 02/274.48.00

10.VARIA:

Deze bijgewerkte privacyverklaring treedt in werking op 20 april 2023.

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.