Inleiding:
GDPR verplichtingen? Maar wat is GDPR juist?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR), is een recente wetgeving die een juridisch kader voor privacy in de Europese Unie vaststelt. Het is van toepassing op alle ondernemingen, overheidsinstanties en verenigingen die persoonsgegevens verwerken of verzamelen, ongeacht hun locatie binnen of buiten de EU.
De reikwijdte van de GDPR strekt zich uit tot entiteiten buiten de EU, zoals de Verenigde Staten, die persoonsgegevens van EU-burgers verwerken. Dit onderstreept de mondiale impact van de regelgeving.
Verwerken accountants persoonsgegevens?
Elk bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt, moet voldoen aan de GDPR verplichtingen. Maar wanneer wordt er eigenlijk gesproken van gegevensverwerking door een onderneming? En wat omvat het begrip “persoonsgegevens”? Hieronder lichten we dit nader toe.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens verwijzen naar informatie over een levend, natuurlijk persoon waarmee deze persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Voorbeelden zijn een IP-adres, telefoonnummer of geboortedatum. Zelfs combinaties van indirecte factoren zijn persoonsgegevens als ze kunnen leiden tot de identificatie van natuurlijke personen.
De GDPR voorziet ook in bijzondere categorieën persoonsgegevens, met extra regels voor gevoelige informatie zoals strafrechtelijke veroordelingen of medische gegevens. Ondernemingen die dergelijke gegevens verwerken, moeten voldoen aan strikte beveiligingsvereisten vanwege de ernstige risico’s voor de privacy van betrokkenen.
Wanneer is er sprake van verwerking?
De term ‘verwerkingsactiviteiten’ heeft een brede betekenis volgens de GDPR. Het bijhouden, verzamelen, vastleggen, structureren en wijzigen van persoonsgegevens valt allemaal onder deze term. Boekhouders kunnen dus in veel gevallen bezig zijn met gegevensverwerking, omdat ze regelmatig in aanraking komen met (vaak gevoelige) persoonsgegevens van hun klanten.
3 Belangrijkste GDPR Verplichtingen Voor Accountants:
Doel & Rechtsgrond van de Verwerking
Entiteiten die persoonsgegevens verwerken, moeten hun verwerkingsactiviteiten kunnen verantwoorden. Voor boekhouders is de rechtsgrond vaak gebaseerd op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant of wettelijke verplichtingen, waardoor toestemming niet altijd vereist is.
Privacybeleid en Informatieplicht
De GDPR introduceerde de informatieplicht, waarbij verwerkende entiteiten verplicht zijn betrokkenen voldoende te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Boekhouders moeten een privacybeleid opstellen en betrokkenen informeren over hun rechten, zoals inzage, het recht van overdraagbaarheid, enzovoort.
Register van Verwerkingsactiviteiten
Verwerkingsverantwoordelijken, waaronder boekhouders, moeten een register van verwerkingsactiviteiten bijhouden. Hierin worden contactgegevens, details van de gegevensverwerking, externe verwerkers, bewaartermijnen en technische maatregelen vermeld.
Hoe starten?
DPO Associates zijn expertise is het aanbieden van diverse diensten op het gebied van GDPR. Wij nemen graag de juridische zorgen met betrekking tot privacy van jou over. Onze prioriteit ligt bij transparantie over de kosten en uiteraard over het dossier.
Ons kantoor beschikt over twee gecertificeerde Data Protection Officers met ruime ervaring bij diverse bedrijven en overheden. Bij DPO Associates streven we naar een duidelijke en pragmatische aanpak op maat, waarbij een persoonlijke benadering onze topprioriteit is. Onze dienstverlening is gericht op jouw onderneming, jouw verwachtingen en jouw persoonlijke wensen. Wij zetten ons in om ervoor te zorgen dat jouw firma innovatieve projecten juridisch correct kan realiseren.
GDPR voor KMO’s
DPO Associates biedt niet alleen uitgebreide expertise in GDPR-diensten, maar heeft ook specifieke oplossingen om de GDPR verplichtingen voor boekhouders hun klanten te vergemakkelijken. Met ons Basic of Pro GDPR-abonnement kunnen KMO’s eenvoudig en efficiënt voldoen aan de GDPR-vereisten.
DPO Associates ontzorgt GDPR gerelateerde vragen en implementaties bij boekhouders en gerelateerde KMO’s.
