Obligations du GDPR pour les comptables

boekhouder mag persoongsgegevens bijhouden

Introduction :

Obligations au titre du GDPR ? Mais qu’est-ce que le GDPR exactement ? 

Le règlement général sur la protection des données (RGPD), également connu sous le nom de règlement général sur la protection des données (RGPD), est un texte législatif récent qui établit un cadre juridique pour la protection de la vie privée dans l’Union européenne. Elle s’applique à toutes les entreprises, autorités publiques et associations qui traitent ou collectent des données à caractère personnel, quelle que soit leur localisation à l’intérieur ou à l’extérieur de l’UE.

Le champ d’application du GDPR s’étend aux entités situées en dehors de l’UE, comme les États-Unis, qui traitent les données personnelles des citoyens de l’UE. Cela met en évidence l’impact global de la réglementation.

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Les comptables traitent-ils des données à caractère personnel ?

Toute entreprise traitant des données personnelles doit se conformer aux obligations du GDPR. Mais quand est-ce que cela est considéré comme un traitement de données par une entreprise ? Qu’entend-on par “données à caractère personnel” ? Nous expliquons cela plus en détail ci-dessous.

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel désignent les informations relatives à une personne physique vivante qui permettent de l’identifier directement ou indirectement. Il peut s’agir par exemple d’une adresse IP, d’un numéro de téléphone ou d’une date de naissance. Même les combinaisons de facteurs indirects sont des données à caractère personnel si elles peuvent conduire à l’identification de personnes physiques.

Le GDPR prévoit également des catégories spéciales de données personnelles, avec des règles supplémentaires pour les informations sensibles telles que les condamnations pénales ou les données médicales. Les entreprises qui traitent ces données doivent se conformer à des exigences de sécurité strictes en raison des risques sérieux pour la vie privée des personnes concernées.

Quand la transformation intervient-elle ?

Le terme “activités de traitement” a un sens large dans le cadre du GDPR. La conservation, la collecte, l’enregistrement, la structuration et la modification des données à caractère personnel relèvent de ce terme. Les teneurs de livres peuvent donc être impliqués dans le traitement de données dans de nombreux cas, car ils sont régulièrement en contact avec les données personnelles (souvent sensibles) de leurs clients.

3 obligations clés du GDPR pour les comptables :

  1. Finalité et base juridique du traitement

Les entités qui traitent des données à caractère personnel doivent être en mesure de justifier leurs activités de traitement. Pour les comptables, la base juridique est souvent fondée sur la nécessité d’exécuter le contrat avec le client ou les obligations légales, de sorte que le consentement n’est pas toujours requis.

  1. Politique de confidentialité et obligation d’information

Le GDPR a introduit l’obligation d’information, exigeant des entités de traitement qu’elles informent de manière adéquate les personnes concernées sur le traitement de leurs données personnelles. Les comptables doivent élaborer une politique de protection de la vie privée et informer les personnes concernées de leurs droits, tels que l’inspection, le droit à la portabilité, etc.

  1. Registre des activités de traitement

Les responsables du traitement, y compris les comptables, doivent tenir un registre des activités de traitement. Il s’agit des coordonnées, des détails du traitement des données, des sous-traitants externes, des périodes de conservation et des mesures techniques.

Comment commencer ?

L’expertise de DPO Associates consiste à offrir divers services liés au GDPR. Nous sommes heureux de vous décharger des préoccupations juridiques liées à la protection de la vie privée. Notre priorité est la transparence sur les coûts et, bien sûr, sur le dossier.

Notre bureau compte deux délégués à la protection des données certifiés qui ont une grande expérience au sein de diverses entreprises et gouvernements. Chez DPO Associates, nous visons une approche sur mesure, claire et pragmatique, où la personnalisation est notre priorité absolue. Nos services sont axés sur votre entreprise, vos attentes et vos besoins personnels. Nous nous engageons à faire en sorte que votre entreprise puisse légalement mettre en œuvre correctement des projets innovants.

GDPR pour les PME

DPO Associates offre non seulement une grande expertise dans les services GDPR, mais dispose également de solutions spécifiques pour faciliter les obligations GDPR pour les clients des comptables. Avec notre abonnement GDPR Basic ou Pro, les PME peuvent facilement et efficacement se conformer aux exigences GDPR.

DPO Associates s’occupe des questions et des mises en œuvre liées au GDPR parmi les comptables et les PME concernées.

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