Déclaration de confidentialité

Déclaration de confidentialité de DPO Associates bv version 2.0

Nom : DPO Associates bv

Adresse : B-3550 Heusden-Zolder, Guido Gezellelaan 113/1

Numéro d’entreprise : CBE BE0781.552.160

Comme nous nous conformons au GDPR/AVG – Législation en vigueur depuis le 25/05/2018, nous vous présentons cette déclaration de confidentialité.

Si vous avez des questions après avoir lu cette déclaration, vous pouvez toujours contacter notre DPD, M. Danny Baerts, à l’adresse suivante

info@dpoassociates.eu

1. QUOI :

Nous y expliquons comment nous traitons vos données personnelles, quels sont vos droits, comment vous pouvez les faire valoir, etc.

Termes utilisés:

• Données à caractère personnel: le GDPR/AVG entend par là toute information susceptible d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. On parle aussi de “données”. Il ne s’agit donc PAS de données d’entreprise !!!
• Traitement: collecte, enregistrement, organisation, structuration, stockage, mise à jour ou modification, extraction, consultation, utilisation, transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou combinaison, verrouillage, effacement ou destruction de données à caractère personnel.

2. QUI :

Nous traitons les données personnelles suivantes vous concernant :

• Nom, adresse, numéro de téléphone et/ou de portable et adresse électronique

Ces données nous ont été communiquées par :

• que vous nous les ayez fournies vous-même pendant ou avant une réunion en face à face.
• En s’inscrivant et en se connectant à notre site web : https://www.dpoassociates.eu
• Pour postuler aux postes vacants, il convient d’envoyer un CV, une lettre de motivation et les qualifications requises.
• Lors de l’exécution d’une mission, l’accès à tous les systèmes dans lesquels des données à caractère personnel peuvent avoir été conservées sera fourni. La déontologie du DPD est couverte par le secret professionnel. Aucune copie des données n’est effectuée par le DPD.

Nous ne collectons pas de données par d’autres moyens.

3. OBJECTIF :

Nous le faisons pour vous contacter ou rester en contact avec vous au sujet des services à fournir, pour assurer le suivi des services fournis ou pour répondre à toutes vos questions. Il s’agit d’une relation précontractuelle ou contractuelle.

Si nous recevons exceptionnellement d’autres données personnelles de votre part à titre privé, elles ne seront utilisées que dans un but bien défini et ne seront conservées que temporairement :

4.PROTECTION :

Nous conserverons vos données aussi longtemps que vous utiliserez notre application Internet et aussi longtemps que nous aurons besoin de vos données personnelles pour vous fournir un service particulier.

Plus précisément :

• Livres de commerce : 7 ans, sousforme originale ou électronique, la période de conservation commençant le 1er janvier de l’année suivant la clôture de l’exercice. Nous suivons ici l’article III.86 Code de droit économique et article 9 de l’A.R. du 12/09/1983 portant exécution de la loi du 17/07/1975 relative à la comptabilité de notre société.
• Documents justificatifs : 7 ans, sousforme originale ou électronique, le délai de conservation commençant à courir après la clôture de l’exercice financier. Nous suivons ici l’article II.86 Code de droit économique.
• Documents non opposables aux tiers : 3 ans enoriginal ou en copie là encore l’article III.86 du Code de droit économique s’applique.
• Les données relatives au personnel sont conservées pendant 5 ans après la cessation d’emploi.
• CV et lettres de motivation 1 an.

5. LA SÉCURITÉ :

Pour ce traitement, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger au mieux vos données en tenant compte de la nature des données et des risques encourus. Nous ne conservons aucune donnée personnelle particulière et avons mis en place les mesures suivantes pour assurer la sécurité de vos données :

• Les ordinateurs sur lesquels les données sont traitées sont sécurisés par défaut avec un nom d’utilisateur et un mot de passe complexe.
• Tous les ordinateurs sont équipés d’une solution Small Office Security qui, bien entendu, est toujours maintenue à jour et effectue automatiquement des analyses multiples. Toutes les installations Windows sont automatiquement mises à jour. L’installation est vérifiée au moins une fois par mois et démarrée manuellement si nécessaire.
• Les données sont stockées sur une partie du disque appelée “chambre forte”. Ces données sont cryptées et ne sont accessibles qu’après le démarrage des ordinateurs, l’ouverture d’une session Windows et l’ouverture d’un coffre-fort à mot de passe.
• Pour éviter toute perte de données en cas de perte des ordinateurs, nous effectuons des sauvegardes quotidiennes vers un environnement cloud crypté et une sauvegarde NAS.
• Tous les mots de passe sont gérés et stockés dans l’environnement en nuage.
• Nos employés sont pleinement informés du traitement sécurisé de vos données personnelles et sont tenus au secret par leur contrat de travail.
• Aucun document n’est conservé sur papier, étant donné la possibilité d’enregistrement en ligne, et les personnes non autorisées n’y ont pas accès.

L’expérience nous montre qu’aucun risque n’est totalement évité et si nous avons connaissance d’un accès non autorisé à nos systèmes informatiques ou d’une modification illégale, d’un dommage ou d’une perte éventuelle de vos données, nous prendrons immédiatement les mesures suivantes toutes les mesures nécessaires prendre des mesures pour minimiser et éviter ce risque à l’avenir. Cela limitera également les dommages potentiels pour vous.

6. À DES FINS DE MARKETING.

COMPORTEMENT DE CLIC ET DONNÉES SUR LES VISITEURS

Les données générales de visite sont conservées sur le site web de notre société. Dans ce contexte, l’adresse IP de votre ordinateur, votre nom d’utilisateur éventuel, l’heure de la demande et les données envoyées par le navigateur d’un visiteur peuvent être enregistrés et utilisés pour des analyses statistiques du comportement des visiteurs et des clics sur le site web. Nous les utilisons également pour optimiser le fonctionnement du site web. Nous essayons de rendre ces données anonymes autant que possible. Ces données ne sont jamais transmises à des tiers.

FACEBOOK, INSTAGRAM ET LINKEDIN

Notre site internet comprend des boutons permettant de promouvoir ou de partager des pages sur les réseaux sociaux Facebook, Instagram, Twitter et LinkedIn. Ces boutons sont réalisés à l’aide d’un code fourni par les canaux de médias sociaux eux-mêmes. Entre autres choses, ce code met en place un cookie (voir ci-dessus).

Veuillez lire les déclarations de confidentialité de ces réseaux sociaux (qui peuvent changer régulièrement) pour savoir ce qu’ils font de vos données personnelles qu’ils traitent à l’aide de ce code.

LETTRE D’INFORMATION

Nous proposons une lettre d’information qui a pour but d’informer les parties intéressées sur les nouveautés, nos services et autres sujets connexes. Votre adresse électronique ne sera ajoutée à la liste des abonnés qu’avec votre consentement explicite. Chaque lettre d’information contient un lien permettant de se désinscrire. La base de données des abonnés à la lettre d’information n’est pas communiquée à des tiers.

FORMULAIRE DE CONTACT

Vous souhaitez remplir le formulaire de contact sur notre site web ? Nous utilisons normalement le courrier électronique pour communiquer avec vous

UTILISATION DE COOKIES

Nous utilisons des cookies lorsque nous offrons des services électroniques. Un cookie est un petit fichier simple envoyé avec les pages de ce site web et stocké par votre navigateur sur le disque dur de votre ordinateur. Nous utilisons des cookies pour mémoriser vos paramètres et vos préférences lorsque vous cliquez pour accepter. Conformément au principe de protection de la vie privée dès la conception, les cookies analytiques sont désactivés par défaut. Vous pouvez également désactiver ces cookies via votre navigateur.
Pour plus d’informations, veuillez consulter notre déclaration sur les cookies.

7. TRANSFERT:

Nous transférons vos données aux parties suivantes et aux fins énumérées ci-dessous ;

• Le comptable pour répondre à nos exigences légales en matière de comptabilité ;
• Pour les salariés : le secrétariat social pour le calcul du salaire ;
• Le fournisseur de cette application dans le but d’assurer la sécurité et le fonctionnement de cette application Internet.

P.S. Il s’agit uniquement de vos données personnelles générales et elles ne seront pas transmises à des organisations ou à des personnes à des fins de marketing.

Pour les autres parties, nous ne le ferons qu’avec votre consentement exprès ou en votre nom.

Nous concluons des accords de traitement avec les parties susmentionnées qui stipulent qu’elles doivent également se conformer aux lignes directrices du GDPR/AVG.

À tout moment, nous veillerons à ce que vos données à caractère personnel ne soient PAS stockées en dehors de l’EEE sans que les parties concernées n’aient donné l’assurance qu’elles sont elles aussi pleinement conformes à la législation GDPR/AVG.

8. VOS DROITS :

Vous trouverez ci-dessous une liste de vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel, leur applicabilité et la manière dont vous pouvez les faire valoir :

• Contrôle: Vous avez le droit de demander à voir les données que nous détenons sur vous et, en cas d’erreur ou d’omission, de demander à ce qu’elles soient rectifiées, complétées, voire supprimées. Art. 12-13-14
• Droit de rectification: Art. 15 Vous avez le droit de modifier vos données personnelles.
• Attention !: Si vous demandez la suppression de vos données, celle-ci ne peut être effectuée que si nous n’avons plus besoin de vos données pour des raisons autres que celles citées au point 3 de notre description des finalités.

Pensez principalement à la législation fiscale et sociale.

• Transférabilité: si vous souhaitez changer de prestataire de services, nous transmettrons vos données à caractère personnel, dans un format standard lisible numériquement, à la nouvelle organisation. Art. 19
• Objection à la prise de décision automatisée et au profilage : Étant donné que nous n’effectuons pas cette opération, elle n’est pas non plus applicable.
• Objection au traitement des données: cette disposition ne s’applique que si vos données sont utilisées à des fins de marketing direct, mais comme nous ne le faisons pas non plus, elle n’est pas applicable.
• Droit à la transparence: vous serez informé du contenu de la présente déclaration de confidentialité par le biais de ce lien, en pièce jointe à chaque contact électronique et de manière visible dans nos bureaux.

Une radiation peut vous être délivrée sur simple demande.

Si vous souhaitez faire valoir un ou plusieurs de ces droits, veuillez en faire la demande par écrit en joignant la preuve de votre double vérification Opt-In par e-mail et nous vous répondrons dans un délai de 30 jours.

9. PLAINTES :

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, avec le respect de vos droits ou avec la présente déclaration de confidentialité, veuillez nous en informer au préalable afin que nous puissions y répondre de manière appropriée

Vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données = GBA (l’ancienne Commission de la protection de la vie privée) à l’adresse suivante : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, 1000 Bruxelles, rue de la Presse 35, ou par courrier à contact@apd-gba.be ou par téléphone au 02/274.48.00.

10. VARIA :

Cette déclaration de confidentialité mise à jour entrera en vigueur le 20 avril 2023.

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment.